Le secrétaire de direction est la personne de confiance du directeur.

Le métier de secrétaire de direction

Le secrétaire de direction est la personne de confiance du directeur. Il l’assiste sur les tâches de gestion et d’organisation administrative. Cette fiche métier vous présente ses missions ainsi que son salaire, sa formation, ses qualités, compétences et ses possibles évolutions professionnelles.

Que signifie être secrétaire de direction et quelles sont ses missions ?

Le secrétaire de direction épaule le directeur, l’aide à gagner du temps et à être efficace sur ses propres tâches et missions de direction. Il prend ainsi la charge des questions de gestion administrative interne et des relations externes de l’entreprise. Il peut également être amené à assurer le suivi des différents dossiers. Par son travail, il accompagne donc la prise de décision de son supérieur hiérarchique. De fait, il réalise des suivis d’activité, des comptes-rendus, saisit des documents, les classe et les archives.

Il prend également part à la communication interne de l’entreprise. Ainsi, il organise et fait circuler l’information. Il connaît les différents collaborateurs de l’entreprise et sait à quel interlocuteur s’adresser pour trouver une information. Il travaille de concert avec d’autres services, comme la comptabilité, en participant par exemple à la gestion des fournitures. Il supervise l’emploi du temps du directeur, organise les rendez-vous, les réunions, les déplacements professionnels et les événements qui le concernent. Il joue bien entendu un rôle important dans le secrétariat, et gère les appels, le courrier et les mails.

En tant que véritable interface entre le dirigeant de l’entreprise et les autres acteurs, il les accueille tous à leur arrivée dans le bureau de la direction, avant les rendez-vous ou entretiens. Il s’agit donc d’un professionnel essentiel et indispensable au sein de la vie d’une entreprise et dans bon nombre de sociétés. Il peut ainsi choisir de travailler aussi bien dans le secteur privé, pour une PME, PMI ou une entreprise de plus grande taille, que dans le secteur public, au sein d’une association, d’une administration ou bien pour une collectivité territoriale.

Quelles sont les appellations synonymes pour désigner ce métier ?

Le secrétaire de direction est également connu sous le nom d’assistant de direction.

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Quelles sont les qualités et les compétences nécessaires pour obtenir le poste de secrétaire de direction ?

Les qualités du secrétaire de direction

Le secrétaire de direction doit être doté de solides qualités relationnelles et rédactionnelles ainsi que d’une bonne élocution. En outre, il est généralement le premier interlocuteur physique, téléphonique ou écrit que rencontrent les clients, le personnel, les employés administratifs et autres collaborateurs. De ce fait, il est essentiel pour lui d’avoir une excellente présentation. La grande diversité de ses tâches lui demande une bonne capacité d’adaptation, une autonomie ainsi qu’une excellente organisation. Enfin, du fait des questions parfois sensibles qu’il peut être amené à traiter, ce professionnel doit faire preuve d’une grande discrétion.

Les compétences du secrétaire de direction

Il est nécessaire pour le secrétaire de direction d’avoir une bonne connaissance du monde de l’entreprise, des enjeux de son secteur et du droit du travail. Ses missions très variées requièrent également des compétences en gestion administrative ainsi que des compétences comptables et commerciales. Il doit avoir une parfaite maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs. La pratique d’une ou plusieurs langues étrangères est valorisée au sein des entreprises internationales.

Quel est le salaire moyen d’un secrétaire de direction ?

Le salaire moyen du secrétaire de direction se situe entre 20 000 euros bruts par an et 24 000 euros bruts par an, en début de carrière. Sa rémunération peut augmenter et avoisiner les 27 000 euros bruts par an en fin de carrière. De plus, la taille de l’entreprise, la complexité et la diversité des missions qui lui sont confiées ont une influence notable sur sa rémunération.

Comment devenir secrétaire de direction ?

Plusieurs formations dès le niveau bac peuvent conduire au poste de secrétaire de direction, bien que ces derniers soient généralement plus qualifiés que les secrétaires classiques. En effet, les détenteurs d’un Bac professionnel en Gestion administrative ou d’un Bac technologique en Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG) peuvent prétendre à ce poste, tout comme les diplômés d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) (Bac+2) en Support à l’Action Managériale (SAM) ou en Gestion des PME. Il en est de même pour les étudiants qui ont suivi un Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) (Bac +2) en Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), Gestion Administrative et Commerciale (GACO) ou encore en Carrières juridiques.

Enfin, d’autres formations universitaires telles que les Licences, Licences professionnelles (Bac+3) ou Master (Bac+5) en gestion, économie et droit permettent d’exercer cette profession. Les formations en lettres et langues sont également réputées et appréciées par les recruteurs et les directeurs.

Quelles portes sont ouvertes après avoir exercé cette profession ?

Après plusieurs années d’exercice à ce poste, le secrétaire de direction peut envisager de poursuivre sa carrière professionnelle en obtenant le statut de Cadre et se voir confier un service. Il peut également se spécialiser dans un domaine ou un secteur, en devenant Assistant en Ressources Humaines, Commercial, Comptable ou encore Juridique. Enfin, après avoir acquis de l’expérience, il peut se tourner vers la formation et apprendre la profession à des secrétaires débutants.

Pour en savoir plus sur les métiers du domaine de la gestion, vous pouvez consulter les autres fiches métier sur le site Voluntae comme celle de gestionnaire des Ressources Humaines.

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