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L’intégration à distance

L’intégration d’un nouveau collaborateur dans une équipe est absolument clé pour l’entreprise. Il y a plusieurs raisons à cela. En premier lieu, l’objectif d’intégrer une nouvelle personne est qu’elle soit opérationnelle sur son poste le plus rapidement possible. En effet, personne n’est en mesure de fournir le travail pour lequel il a été recruté dès la première heure de son contrat. Il y a nécessairement une période d’apprentissage de l’environnement, du contexte, des méthodes de l’entreprise.

Une intégration réussie permet de réduire au maximum cette période de montée en puissance. D’un autre côté, les premières semaines et mois d’un nouveau contrat laissent toujours planer le doute de la période d’essai. Elle est conçue par beaucoup comme une manière pour l’entreprise d’évaluer la compétence réelle du collaborateur avant de le confirmer ou non dans son poste. Cependant, il ne faut pas oublier que le collaborateur également évalue l’entreprise et l’adéquation de celle-ci avec ses aspirations professionnelles.

Sur certains métiers en tension où il existe davantage de postes à pourvoir que de candidats, le salarié est même souvent en position de force. Aussi, la période d’intégration est primordiale pour convaincre les recrues que leur choix de rejoindre l’entreprise était le bon et qu’elles auront tous les moyens pour mener à bien leur travail.

Dans le contexte de télétravail généralisé contraint, lors de la crise sanitaire, beaucoup d’entreprises ont été forcées d’accueillir leurs recrues à distance, ce à quoi elles n’étaient pas nécessairement habituées. Cependant, de plus en plus d’entreprises ne sont plus contraintes par un lieu unique de travail et autorisent leurs salariés à travailler depuis chez eux, depuis un tiers-lieux, depuis l’étranger, sans avoir d’obligation de présence dans les locaux de l’entreprise.

Certaines entreprises, poussant au maximum ce curseur, ont même décidé de ne plus avoir de locaux pour laisser libres leurs salariés de travailler à l’endroit qu’ils préfèrent. Aussi, la phase d’intégration à distance des recrues est nécessairement différente car n’est plus systématiquement réalisé dans des locaux qui seront le cadre de l’exécution du contrat de travail mais de plus en plus souvent à distance. Alors, quelles sont les clés pour réussir cette intégration à distance ?

Préparer l’intégration à distance avec les différentes parties prenantes

Une bonne intégration à distance ne peut pas exister sans l’implication de toutes les parties prenantes. Il est donc nécessaire de les intégrer dans la préparation de l’arrivée de la recrue. Il faut que tous les interlocuteurs qu’elle aura à côtoyer au quotidien soient averties de son arrivée et se rendent plus disponibles les premiers temps pour l’accompagner dans son arrivée. Cela concerne ses futurs collègues, les autres services avec qui elle interagira, les services qui participent à son intégration à distance (RH, informatique, etc.), voire même certains interlocuteurs externes avec qui elle sera amenée à interagir régulièrement.

Tous ces interlocuteurs doivent exprimer les sujets qu’il est nécessaire d’aborder lors de la période d’intégration pour faciliter la prise de poste. Il faudra les classer par ordre de priorité et d’importance pour construire le calendrier d’intégration à distance ainsi que le temps à consacrer à chaque sujet.

Le premier jour, clé de la réussite

On n’a pas deux occasions de faire une bonne première impression. La sempiternelle phrase régulièrement répétée, souvent à l’excès, mais néanmoins criante de vérité. En effet, le premier jour est la clé de la réussite. Il y a un impondérable qu’il faut absolument réussir : la mise à disposition de tout le matériel nécessaire à l’exécution du contrat de travail. L’ordinateur bien entendu, mais aussi et surtout l’accès à la boite mail, aux outils de collaborations de l’équipe (Microsoft Teams, Slack, SharePoint, etc.), aux outils et logiciels spécifiques du poste, etc.

Pour ce faire, dans l’hypothèse d’un premier jour sans rencontre physique, il faut s’assurer des délais postaux, ou bien expédier le matériel en avance pour être certain qu’il soit bien entre les mains du salarié pour son premier jour. Pour les accès logiciels et autres, tout cela ne diffère pas réellement si le collaborateur est intégré sur site ou à distance.

Il faut aussi et surtout que son premier contact soit avec son manager, qui lui fournisse la liste exhaustive de tous ces accès et lui explique les principaux points auxquels ils correspondent. Ce premier contact est également le moment de lui présenter le planning de son intégration à distance, ce qui lui donne de la visibilité sur les jours à venir.

Il est important que le ou la manager ait bloqué sa journée sans réunion, pour être disponible à tout moment en cas de besoin de la part de la nouvelle recrue de se voir spécifier un point particulier, de demander la résolution d’un problème rencontrée, etc.

Il est aussi crucial de ne pas remplir ce 1er jour de 10 réunions/rencontres différentes. À distance, cela engendre une fatigue encore supérieure à ce que cela représente en présentiel.  Il est important de laisser des plages libres pour la prise en main des outils, l’assimilation des informations, la régularisation de certaines formalités administratives, etc. Si la journée est saturée de réunions en tout genre, cela risque de détériorer la concentration et donc la capacité d’assimilation des informations par la nouvelle recrue. Il faut bien entendu lui faire rencontrer toutes les parties prenantes, mais il faut répartir harmonieusement ces rencontres dans les premiers jours, voire semaines, pour ne pas surcharger le jour d’arrivée.

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Bien détailler les us et coutumes de l’entreprise

Cette partie peut parfois être négligée, elle est pourtant primordiale lors d’une intégration à distance. Il s’agit notamment d’expliquer au nouvel arrivant les différentes manières d’interagir avec ses collègues dans son nouvel environnement de travail. Ainsi, si une entreprise communique uniquement via les outils collaboratifs (Teams, Slack, etc.), il faudra expliquer cela très clairement, préciser les différents groupes ou canaux de communications à utiliser selon le degré d’importance, le sujet, l’interlocuteur. En revanche, si toutes les communications passent par email ou téléphone, qu’il n’existe pas d’outils de travail tels que Teams ou Slack, ou bien uniquement pour un usage informel, il faudra également bien l’expliquer.

En effet, si le collaborateur vient d’une entreprise à la culture différente, il peut se retrouver lors de la première semaine à utiliser le mauvais canal pour transmettre une information ou poser une question. Cela peut engendrer, lorsqu’il se rend compte que son message était inapproprié et que personne ne l’avait formé sur cet aspect, un sentiment très désagréable, presque honteux, qui risque de participer à le démotiver ou à le convaincre qu’il n’est pas dans l’entreprise qui lui correspond.

En résumé, une intégration à distance répond globalement aux mêmes impératifs qu’une intégration plus classique, dans les locaux de l’entreprise. Il y a deux aspects à ne pas négliger cependant. D’abord, ce n’est pas parce que la personne n’est pas dans les locaux qu’elle n’est pas en situation de découverte totale et souvent déstabilisante. Aussi, il faut impérativement être de la plus grande disponibilité possible pour l’accompagner, répondre à ses questions et l’orienter. Il ne suffit pas de lui envoyer son matériel, de la rencontrer 30 minutes au début de la journée et de lui organiser 10 rendez-vous par jours.

De la même manière, il ne faut surtout pas négliger l’absence totale de moments informels de découverte des coutumes d’entreprise. Cela n’est pas du tout instinctif, mais il faut formaliser l’informel, pour ne pas laisser une recrue se perdre au milieu d’usages qu’elle ne connaît pas et ne maitrise pas. Enfin, il faut bien entendu planifier, même à long terme, la première rencontre physique entre le nouvel arrivant et toutes les parties prenantes de son nouvel écosystème, car rien ne pourra remplacer cette rencontre réelle.

Robin Labouérie

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